Comment faire une invitation pour des ressortissants ukrainiens en Italie : guide complet

Si vous vivez en Italie et que vous souhaitez héberger un ami ou un proche qui vit en Ukraine, vous devez préparer certains documents. 

Toute personne qui réside régulièrement en Italie peut faire une invitation. Ce document sert à prouver à la frontière ou au Consulat que la personne qui arrive dispose d’un endroit sûr où dormir et de quelqu’un qui prend soin d’elle. 

Il est essentiel pour éviter des problèmes aux contrôles et garantir une entrée sereine.

Qu’est-ce que la lettre d’invitation pour les citoyens ukrainiens

La lettre d’invitation (souvent appelée aussi « déclaration de garantie et/ou d’hébergement ») est un formulaire officiel. C’est une promesse écrite que vous faites à l’État italien.

Par ce document, vous déclarez deux choses principales :

1. Hébergement : vous confirmez que la personne dormira chez vous.
2. Prise en charge : vous vous engagez à payer ses frais de subsistance et de santé si elle ne dispose pas de fonds suffisants.

En pratique, vous assumez la responsabilité légale de votre invité pendant son séjour.

Quand est-elle nécessaire

Aujourd’hui, de nombreux citoyens ukrainiens possèdent le passeport biométrique. Celui-ci leur permet d’entrer en Italie pour du tourisme sans demander de visa avant le départ, pour un maximum de 90 jours.

Toutefois, savoir comment faire une invitation pour des ressortissants ukrainiens en Italie reste essentiel, même sans obligation de visa. Pourquoi ? Parce qu’à la frontière, la Police peut demander au voyageur : « Où dormirez-vous ? » et « Comment subviendrez-vous à vos besoins ? ». Si votre invité n’a pas de réservation d’hôtel, il doit présenter votre lettre d’invitation pour prouver qu’il dispose d’un hébergement garanti.

Si en revanche le citoyen ukrainien ne possède pas de passeport biométrique, la lettre d’invitation est obligatoire pour demander le visa touristique au Consulat avant le départ.

Différence entre l’invitation et la réservation d’hôtel

La différence est simple :

• Hôtel : si votre ami dort à l’hôtel, c’est l’hôtel qui se charge de signaler sa présence aux autorités. Vous n’avez rien à faire.
• Chez vous : s’il dort chez vous, c’est vous qui devenez responsable. Vous devez remplir la lettre d’invitation avant son arrivée et, une fois qu’il est arrivé, vous devez en avertir la Police.

Documents demandés à l’invitant (vous)

Pour remplir correctement la lettre d’invitation Italie-Ukraine, vous devez joindre ou tenir à portée de main ces documents :

• Une copie de votre pièce d’identité (carte d’identité ou passeport).
• Si vous êtes un étranger résidant en Italie, une copie de votre titre de séjour.
• Les documents relatifs au logement (contrat de location enregistré ou acte de propriété) pour prouver que vous disposez d’un hébergement.
• Le cas échéant, une preuve de ressources financières (telle qu’une garantie bancaire).

Documents demandés à l’invité ukrainien

Votre invité devra voyager en emportant avec lui :

• Un passeport en cours de validité (de préférence biométrique).
• La lettre d’invitation que vous lui avez envoyée (signée par vous).
• L’assurance santé (couverture minimale de 30 000 euros).
• Le billet aller-retour.
• Les ressources financières pour le voyage (espèces, cartes de crédit ou votre garantie bancaire).

Quand la garantie bancaire est-elle nécessaire

Le Consulat ou la Police aux frontières veulent s’assurer que le touriste ne deviendra pas une charge pour l’État italien. Ils doivent savoir qu’il y a de l’argent pour se nourrir, se déplacer et faire face à d’éventuelles urgences.

Si votre ami ukrainien n’a pas un compte bancaire bien garni ou beaucoup d’espèces sur lui, le seul moyen de le faire entrer est de souscrire une garantie pour inviter des Ukrainiens.

Qu’est-ce que la garantie bancaire en termes simples ? C’est une garantie. Vous versez une petite somme à une banque ou à une compagnie d’assurance. En échange, elle garantit à l’État que, jusqu’à un montant maximal (par exemple environ 3 905 euros), elle couvrira les frais de votre invité s’il ne pouvait pas payer. C’est le moyen le plus sûr de prouver les « moyens de subsistance ».

Combien coûte une invitation

Rédiger soi-même la lettre d’invitation ne coûte rien (les formulaires se téléchargent gratuitement). Toutefois, il y a des frais annexes pour être en règle :

• Assurance santé : obligatoire pour couvrir les frais médicaux urgents (couverture minimale de 30 000 euros).
• Garantie bancaire : son coût est variable et sert à couvrir la garantie exigée par la loi.

Délais et procédure étape par étape

Voici la procédure pour comprendre comment faire une invitation pour des ressortissants ukrainiens en Italie sans erreurs :

1. Téléchargez le formulaire : trouvez le modèle de « déclaration d’hébergement/garantie ».
2. Remplissez les informations : indiquez vos données, celles de votre invité, les dates précises du voyage et le motif (par exemple le tourisme).
3. Signez : vous devez signer le document.
4. Envoyez : faites parvenir l’original ou une copie scannée en haute résolution à votre invité en Ukraine. Il doit l’imprimer et l’emporter avec lui pendant le voyage.
5. Entrée en Italie : à son arrivée, s’il passe par une autre frontière Schengen (par exemple la Pologne) et qu’il n’a pas le cachet italien sur son passeport, il doit faire la « déclaration de présence » au commissariat de police (Questura) dans un délai de 8 jours.
6. Déclaration d’hébergement (important !) : dans les 48 heures suivant l’arrivée de votre invité chez vous, vous devez en avertir l’autorité locale de sécurité publique (Police ou Police municipale).

Erreurs à éviter

Attention à ces erreurs courantes qui peuvent coûter cher :

• Oublier la notification dans les 48 heures : si vous ne déclarez pas à la Police que vous hébergez un étranger dans les 2 jours suivant son arrivée, vous risquez une lourde amende. C’est obligatoire en vertu de la loi (art. 7 du T.U. Immigrazione, le code italien de l’immigration, D.Lgs. 286/1998).
• Dates erronées : les dates figurant sur la lettre, sur l’assurance et sur le billet d’avion doivent coïncider.
• Absence de garanties : si l’invité arrive à la frontière sans pouvoir prouver qu’il dispose d’argent ou d’une garantie bancaire, il peut être refoulé et renvoyé.

Questions fréquentes (FAQ) : invitation pour des ressortissants ukrainiens en Italie

Voici quelques-unes des questions les plus courantes que vous pourriez vous poser concernant la procédure d’invitation pour des ressortissants ukrainiens en Italie

Comment convertir le permis temporaire en permis de travail ?

D’après les sources fournies, il est possible de convertir le titre de séjour pour protection temporaire (urgence Ukraine) en un titre de séjour pour travail. Cette possibilité a été introduite par l’art. 1, alinéa 396, de la loi de finances n° 213 du 30 décembre 2023 (legge di bilancio n. 213/2023).

Voici les détails sur les délais, les modalités et les documents nécessaires :

Quand et comment présenter la demande D’après les documents, la demande de conversion doit être présentée à partir du 1er août 2025. La procédure exige de prendre un rendez-vous via la plateforme PrenotaFacile (l’inscription au portail est nécessaire).

Conditions requises La conversion est accordée à la demande de l’intéressé et se fonde sur l’activité professionnelle effectivement exercée.

Documents nécessaires Pour le rendez-vous, il faut présenter les documents suivants :

• Formulaire de demande revêtu d’un timbre fiscal de 16,00 € ;
• Copie du passeport ou du certificat d’identité ;
• Copie du titre de séjour électronique pour protection temporaire « urgence Ukraine » en votre possession ;
• Copie des documents relatifs au logement ;
• Documents relatifs à l’activité professionnelle en cours ;
• Reçu du versement de 70,46 € effectué au moyen du bulletin postal prévu à cet effet.