Cara membuat surat undangan untuk warga Ukraina di Italia: panduan lengkap

Jika Anda tinggal di Italia dan ingin menampung teman atau kerabat yang tinggal di Ukraina, Anda perlu menyiapkan beberapa dokumen. 

Siapa pun yang tinggal secara sah di Italia dapat membuat surat undangan. Dokumen ini berfungsi untuk membuktikan kepada petugas perbatasan atau Konsulat bahwa orang yang akan datang memiliki tempat menginap yang aman dan seseorang yang akan merawatnya. 

Hal ini sangat penting untuk menghindari masalah saat pemeriksaan dan menjamin masuknya yang lancar.

Apa itu surat undangan untuk warga negara Ukraina

Surat undangan (sering juga disebut “deklarasi jaminan dan/atau akomodasi”) adalah formulir resmi. Ini merupakan janji tertulis yang Anda buat kepada Negara Italia.

Dengan dokumen ini, Anda menyatakan dua hal utama:

1. Penginapan: Anda memastikan bahwa orang tersebut akan menginap di rumah Anda.
2. Dukungan: Anda berkomitmen untuk menanggung biaya hidup dan biaya kesehatannya jika ia tidak memiliki cukup uang.

Singkatnya, Anda memikul tanggung jawab hukum atas tamu Anda selama masa tinggalnya.

Kapan diperlukan

Banyak warga Ukraina saat ini memiliki paspor biometrik. Hal ini memungkinkan mereka masuk ke Italia untuk berwisata tanpa harus mengajukan visa sebelum keberangkatan, untuk maksimal 90 hari.

Namun demikian, cara membuat surat undangan untuk warga Ukraina di Italia tetap penting meskipun tidak ada kewajiban visa. Mengapa? Karena di perbatasan, Polisi dapat menanyakan kepada wisatawan: “Di mana Anda akan menginap?” dan “Bagaimana Anda akan membiayai diri sendiri?”. Jika tamu Anda tidak memiliki reservasi hotel, ia harus menunjukkan surat undangan Anda untuk membuktikan bahwa ia memiliki tempat menginap yang terjamin.

Sebaliknya, jika warga Ukraina tersebut tidak memiliki paspor biometrik, surat undangan wajib digunakan untuk mengajukan Visa Turis di Konsulat sebelum berangkat.

Perbedaan antara surat undangan dan reservasi hotel

Perbedaannya sederhana:

• Hotel: Jika teman Anda menginap di hotel, pihak hotel yang akan melaporkan keberadaannya kepada pihak berwenang. Anda tidak perlu melakukan apa pun.
• Rumah Anda: Jika ia menginap di rumah Anda, Anda menjadi penanggung jawab. Anda harus mengisi surat undangan sebelum ia tiba dan, setelah ia tiba, Anda harus memberi tahu Polisi.

Dokumen yang diperlukan dari pengundang (Anda)

Untuk mengisi surat undangan Italia–Ukraina dengan benar, Anda harus melampirkan atau menyiapkan dokumen-dokumen berikut:

• Salinan dokumen identitas Anda (Kartu Identitas atau Paspor).
• Jika Anda warga negara asing yang tinggal di Italia, salinan Izin Tinggal (permesso di soggiorno) Anda.
• Dokumen tempat tinggal (kontrak sewa terdaftar atau akta kepemilikan) untuk membuktikan bahwa Anda memiliki tempat tinggal yang tersedia.
• Bukti sumber daya ekonomi jika ada (misalnya jaminan bank).

Dokumen yang diperlukan dari tamu Ukraina

Tamu Anda harus bepergian dengan membawa:

• Paspor yang masih berlaku (lebih baik yang biometrik).
• Surat undangan yang Anda kirimkan kepadanya (yang Anda tanda tangani).
• Asuransi kesehatan (pertanggungan minimal 30.000 Euro).
• Tiket pulang pergi.
• Ketersediaan dana untuk perjalanan (uang tunai, kartu kredit, atau jaminan bank Anda).

Kapan jaminan bank diperlukan

Konsulat atau Polisi perbatasan ingin memastikan bahwa wisatawan tidak menjadi beban bagi Negara Italia. Mereka perlu mengetahui bahwa ada cukup uang untuk makan, bepergian, dan untuk kemungkinan keadaan darurat.

Jika teman Ukraina Anda tidak memiliki rekening bank yang memadai atau banyak uang tunai, satu-satunya cara agar ia dapat masuk adalah dengan membuat jaminan bank untuk mengundang warga Ukraina.

Apa itu jaminan bank dengan kata sederhana? Ini adalah sebuah jaminan. Anda membayar sejumlah kecil uang kepada bank atau perusahaan asuransi. Sebagai gantinya, mereka menjamin kepada Negara bahwa, hingga jumlah maksimum (misalnya sekitar 3.905 Euro), mereka akan menanggung biaya tamu Anda jika ia tidak dapat membayar. Ini adalah cara paling aman untuk membuktikan “sarana penghidupan”.

Berapa biaya membuat surat undangan

Menulis surat undangan sendiri tidak memerlukan biaya (formulir dapat diunduh gratis). Namun, ada beberapa biaya tambahan agar semuanya sesuai aturan:

• Asuransi kesehatan: Wajib untuk menanggung biaya medis darurat (pertanggungan minimal 30.000 Euro).
• Jaminan bank: Biayanya bervariasi dan berfungsi untuk menutupi jaminan yang diwajibkan oleh undang-undang.

Waktu dan prosedur langkah demi langkah

Berikut adalah prosedur untuk memahami cara membuat surat undangan untuk warga Ukraina di Italia tanpa kesalahan:

1. Unduh formulir: Temukan templat “Deklarasi akomodasi/jaminan”.
2. Isi datanya: Masukkan data Anda, data tamu Anda, tanggal pasti perjalanan, dan tujuannya (misalnya wisata).
3. Tanda tangan: Anda harus menandatangani dokumen tersebut.
4. Kirim: Kirimkan dokumen asli atau salinan pindaian beresolusi tinggi kepada tamu Anda di Ukraina. Ia harus mencetaknya dan membawanya saat bepergian.
5. Masuk ke Italia: Saat tiba, jika ia melewati perbatasan Schengen lain (misalnya Polandia) dan tidak ada stempel Italia di paspornya, ia harus membuat “Deklarasi keberadaan” (Dichiarazione di presenza) di Questura (kantor polisi setempat) dalam waktu 8 hari.
6. Deklarasi Penginapan (Penting!): Dalam waktu 48 jam sejak tamu Anda tiba di rumah Anda, Anda harus memberi tahu otoritas Keamanan Publik setempat (Polisi atau petugas keamanan kota).

Kesalahan yang harus dihindari

Waspadai kesalahan umum berikut yang dapat berakibat mahal:

• Lupa memberi tahu dalam waktu 48 jam: Jika Anda tidak melaporkan kepada Polisi bahwa Anda menampung warga asing dalam waktu 2 hari sejak kedatangannya, Anda berisiko dikenai denda yang besar. Hal ini wajib menurut undang-undang (art. 7 T.U. Immigrazione, yaitu Pasal 7 Undang-Undang Konsolidasi Imigrasi Italia).
• Tanggal yang salah: Tanggal pada surat undangan, asuransi, dan tiket pesawat harus sesuai.
• Tidak adanya jaminan: Jika tamu tiba di perbatasan tanpa dapat membuktikan bahwa ia memiliki uang atau jaminan bank, ia dapat ditolak dan dipulangkan.

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ): surat undangan untuk warga Ukraina di Italia

Berikut beberapa pertanyaan paling umum yang mungkin Anda miliki mengenai prosedur surat undangan untuk warga Ukraina di Italia

Bagaimana cara mengubah izin tinggal sementara menjadi izin tinggal kerja?

Berdasarkan sumber-sumber yang tersedia, izin tinggal untuk perlindungan sementara (Darurat Ukraina) dapat diubah menjadi izin tinggal untuk bekerja. Kemungkinan ini diperkenalkan oleh art. 1, ayat 396, Undang-Undang Anggaran (legge di bilancio) no. 213 tanggal 30 Desember 2023.

Berikut rinciannya mengenai waktu, prosedur, dan dokumen yang diperlukan:

Kapan dan bagaimana mengajukan permohonan Menurut dokumen yang ada, permohonan konversi harus diajukan mulai 01 Agustus 2025. Prosedurnya mengharuskan pemesanan janji temu melalui platform PrenotaFacile (diperlukan pendaftaran di portal tersebut).

Persyaratan Konversi diberikan atas permintaan pihak yang bersangkutan dan didasarkan pada kegiatan kerja yang benar-benar dijalankan.

Dokumen yang diperlukan Untuk janji temu, perlu menyerahkan dokumentasi berikut:

• Formulir permohonan yang dibubuhi meterai (marca da bollo) senilai € 16,00;
• Salinan paspor atau sertifikat identitas;
• Salinan izin tinggal elektronik untuk perlindungan sementara Darurat Ukraina yang dimiliki;
• Salinan dokumentasi terkait tempat tinggal;
• Dokumentasi terkait kegiatan kerja yang sedang dijalankan;
• Bukti pembayaran sebesar € 70,46 yang dilakukan melalui slip pos khusus.